Сontrol as a function of management / Контроль как функция менеджмента

Руководители начинают осуществлять функцию контроля, когда они сформулировали цели, задачи, миссию организации и в конечном итоге создали организацию.
Контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация.
Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.
Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.
В функцию контроля входят:
– сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы,
-сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;
– разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.
Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ.
Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.
Почему необходим контроль?
Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно.
Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.
Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.
Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.
Выделяют внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль – когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.
Внешний контроль производится администрацией (например, президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком).
Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что:
– во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают.
– во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания.
– в-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства.
– в-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.
Внутренний контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.
Считается, что систему контроля целесообразно осуществлять в соответствии с основными принципами.
1. Контроль должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности.
2. К контролю нужно привлекать весь персонал организации или ее значительную часть (лучше самоконтроль).
3. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность.
4. Главная цель контроля – не исправление, а предотвращение ошибок.
5. Контроль должен быть своевременным.
6. Система контроля должна быть экономичной и эффективной.
7. Контроль должен проводиться открыто и гласно.
Фирмы широко используют две формы контроля финансовый и административный.
Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний.
. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом.
Данный контроль позволяет видеть всю действительную картину состояния производства.
Административный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.
Также существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
1. Предварительный контроль. Содержанием предварительного контроля выступают проверка готовности организации, производственного аппарата и структуры управления к работе, качество принимаемых решений и степень восприятия их исполнителями.
В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсов.
В области человеческих ресурсов контроль сводится к анализу деловых и профессиональных знаний и навыков, знаний прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения.
По отношению к материальным ресурсам проверяется наличие запасов сырья, материалов, комплектующих материалов, гарантированность поставок.
В области финансовых ресурсов средством контроля является бюджет или смета, позволяющие проверять надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов.

2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.
Чаще всего его объектом выступают подчиненные сотрудники.
Систематический анализ работы подчиненных, обсуждение возникающих ситуаций и предложений по совершенствованию работы позволит исключить отклонения от установленных планов и действий.
Для осуществления текущего контроля руководителю необходима обратная связь, т.е. данные о достаточных результатах
На базе ее результатов руководитель устанавливает ход и уровень выполняемых заданий, возникающие непредвиденные проблемы и ошибки, корректировку своей линии поведения так, чтобы избежать отклонений организации от успешного выполнения поставленных целей.
3. Заключительный контроль связан с оценкой достижения коллективом плановых заданий и предполагает всесторонний анализ не только результатов за истекший период, но и слабых ее сторон.
Данные заключительного контроля дают руководителю информацию для составления очередных планов.