CPIM 01 Basics of Supply Chain Management / CPIM 01 Основы управления цепочками поставок: 4.3. Purchasing Basics

ОСНОВЫ ЗАКУПОК

gulakovs 26.12.13 в 08:17

ВВЕДЕНИЕ В КУРС

gulakovs 26.12.13 в 08:17

Слайд 1: Обзор

Добро пожаловать на сессию Supply Chain Academy: Закупки.
Меня зовут Henry Alex Hutchins, и, как вы можете видеть из подписи под моим именем, я сертифицирован тремя профессиональными ассоциациями.
Я имею сертификаты CFPIM и CIRM от APICS (Ассоциация операционного менеджмента), а также CPM и APP от ISM (Институт управления поставками).
Я также имею сертификат CM - Certified Professional Manager от NMA (Национальная ассоциация менеджмента).

gulakovs 26.12.13 в 08:17

Когда я окончил Auburn University в Алабаме, я пошел работать в Локхид, в городе Мариетта, штат Джорджия.
После Локхида, я работал в North American, Rockwell, Aero Commander, Hyper Aircraft, а также United Technologies.
Я проработал 15 лет в Космическом центре им. Кеннеди, в компании, которая собирает твердотопливные ракетные ускорители для космических челноков.
Я уволился из Космического центра в 1996 году, чтобы полностью посвятить себя преподавательской деятельности.

gulakovs 26.12.13 в 15:07

Слайд 2: Доверительные обязательства при закупке

Первая вещь, о которой я хочу сказать, это то, что снабженцы бывают разными. Большинство производственников смеются, когда я говорю это, но позвольте пояснить мне, что я имею ввиду на примере.
Давайте предположим, что мы работаем в обрабатывающей промышленности и я играю в гольф с Паулой из отдела закупок и Сэмом - вашим поставщиком.

gulakovs 26.12.13 в 15:19

Сделав первый удар по мячу, вы говорите вашему поставщику, Сэму: "Та ваша поставка виджетов на прошлой неделе? Это было лучшее, что я когда-либо видел. Вы должны сделать нам еще одну отгрузку на этой неделе".
Позже, на этой неделе, подгоняет его пикап к двери, выгружает виджеты и дает Пауле счет на $495.

gulakovs 05.01.14 в 19:58

Обязана ли компания оплачивать счет? Правильные ответ - "нет".
Но знаете ли вы, почему она не обязана это делать?
Потому что нет заказа поставщику? Нет, номер заказа поставщику не обязателен.
Потому что нет письменного документа? Нет, устная договоренность имеет законную силу и обязательна к исполнению.

gulakovs 12.01.14 в 18:41

Потому, что производственники не имеют право что-либо заказывать? Да, именно поэтому - производственники имеют право говорить все, что им захочется и при этом у компании не будет возникать никаких обязательств.

gulakovs 13.01.14 в 12:23

С другой стороны, Паула - одна из представителей отдела закупок, должна быть очень осторожна насчет того, что она говорит. Потому что если бы Паула была тем человеком, который сказал Сэму на поле для гольфа привести виджеты, то тогда компания должна была бы оплатить счет.

gulakovs 14.01.14 в 07:05

Если говорит закупщик, то это значит, что говорит компания. Специалист по закупкам имеет настолько доверительные отношения с компанией, каких не имеет никто другой.

gulakovs 14.01.14 в 07:07

Слайд 3: Введение

В наши дни, во многих компаниях 50 процентов каждого доллара (или евро) проданных товаров составляет стоимость сырья и материалов. Поскольку компании улучшают их технологические процессы, то данный процент поднимается еще выше.

gulakovs 26.12.13 в 15:19

Также, совсем не является необычным, что две трети или три четверти проданных товаров составляют покупные полуфабрикаты. Это означает, что отдел закупок играет все более важную роль в маржинальной прибыли компании.

gulakovs 23.01.14 в 14:57

В качестве примера, рассмотрим компанию с маржинальностью продаж в 10%. Если отдел закупок сможет сэкономить $100 посредством снижения цены закупок, лучшего качества и более эффективного управления операциями, то отделу продаж, для достижения того же самого эффекта, потребуется увеличить объемы продаж на $1000.

gulakovs 28.01.14 в 07:45

Продуктивность означает делать вещи правильно.
Эффективность показывает, что мы правильно делаем нужные вещи.
Если функция закупок не продуктивная и не эффективная, то и компания не может быть такой.

gulakovs 29.01.14 в 08:56

Разумеется, отдел закупок участвует больше чем просто в производственном процессе. Отдел закупок отвечает за закупки всего, что необходимо для деятельности всей компании в целом.

gulakovs 31.01.14 в 09:57

В то время как мы и оставшаяся часть компании не уполномочены размещать заказы поставщику, мы имеем возможность напрямую работать с отделом закупок. Мы должны понимать функции отдела закупок, коль скоро мы будем работать с ними в одной команде и приносить пользу нашей компании.

gulakovs 05.01.14 в 20:00

ПОНЯТИЯ ЗАКУПОК

gulakovs 26.12.13 в 15:20

Слайд 4: Цели отдела закупок

Давайте посмотрим на цели отдела закупок и выполняемые им функции. Следующие две цели являются относительно новыми. Некоторое время назад, мы говорили отделу закупок, что необходимо сохранять дистанцию с поставщиками, чтобы получить минимальную цену.

gulakovs 05.01.14 в 20:01

Сегодня мы учим отдел закупок развивать близкие взаимоотношения с поставщиками, так как таким образом можем гарантировать получения лучшего обслуживания со стороны поставщиков, включая запрос специальных условий, если нам необходимо ускоренная поставка, а также развивать и поддерживать хорошие отношения с поставщиками. Здесь мы с вами будем говорить о наших самых важных поставщиках - тех, которые готовы сотрудничать с нами в рамках нашей цепочки поставок.

gulakovs 23.01.14 в 15:01

Слайд 5: Функции отдела закупок

Функциями отдела закупок является определение того, что необходимо, когда и где. Раньше, до появления автоматизированных систем, покупатель просто ждал в своем офисе до тех пор, пока обоснованный вопрос не проходил через систему согласования и ложился к нему на стол.

gulakovs 05.01.14 в 20:01

Сегодня большинство потребностей на материалы поступает из системы. Специалисты по снабжению должны быть в состоянии использовать эту систему, чтобы получить необходимую информацию.

gulakovs 23.01.14 в 15:04

Еще одной функцией является выбор поставщика. Это по-прежнему является зоной ответственности отдела закупок. Если другие лица в компании имеют знания о возможностях конкретных поставщиков, то они должны сообщить указанную информацию отделу закупок, чтобы можно было провести оценку поставщика.

gulakovs 30.01.14 в 09:47

Следующим действием является согласование сроков и условий поставки. Специалист по закупкам является единственным доверенным лицом, официально уполномоченным принимать обязательства компании.

gulakovs 03.02.14 в 13:47

И, наконец, администрирование соглашений. Это становиться очень важным в условиях цепочки поставок. Вместо одноразового заказа, мы создаем долгосрочные партнерские отношения или взаимоотношения и данные соглашения будут управляться отделом закупок.

gulakovs 13.02.14 в 18:59

Слайд 6: Повестка дня

Данная сессия не направлена на то, чтобы сделать из вас агента по закупкам, но нацелена на предоставление достаточной информации, чтобы вы смогли работать со специалистами по закупкам в качестве члена команды. Мы рассмотрим основные понятия закупок - те, что действительно важны.

gulakovs 05.01.14 в 20:01

Мы исследуем процесс выбора - оценку поставщиков. Мы опишем сам процесс управления заказом поставщику, а также кратко перечислим основные виды отношений, которые компании формируют с их партнерами в рамках цепочки поставок.

gulakovs 14.02.14 в 19:28

Слайд 7: Цикл закупок

Цикл закупки начинается до возникновения заказа поставщику. Он начинается с возникновения потребностей. Профессионалы в области закупок должны постоянно анализировать будущие потребности компании.

gulakovs 05.01.14 в 20:02

Выбор поставщика должен начинаться много раньше фактического возникновения потребности. Если материалы могут быть получены от партнера, то выбор поставщика прост. Если требуемые материалы являются общераспространенным товаром, то существует много поставщиков из которых можно сделать свой выбор. Но если потребность уникальна, специалисты по закупкам должны выполнить значительную работу по изучению (рынка).

gulakovs 23.01.14 в 15:12

Определить корректную цену обычно бывает очень просто - достаточно получить три конкурентных заявки и выбрать одну из них. Однако, цена не всегда устанавливается в случае долгосрочного партнерства. Тогда специалист по закупкам должен найти другие способы определения справедливой цены.

gulakovs 28.01.14 в 07:51

Выдать разрешение означает сформировать заказ поставщику или выполнить иное разрешающее действие в случае если не используется заказ поставщику. Специалист по закупкам является единственным лицом в компании, которому разрешено выполнять указанные действия. Мониторинг заказа как правило выполняется на основе исключений.

gulakovs 30.01.14 в 10:04

Если все идет согласно плану, то специалисту по закупкам ничего не нужно делать. Но если возникает проблема, то это является проблемой отдела закупок.

gulakovs 03.02.14 в 13:51

Специалисты отдела закупок не получают и не проверяют товар, а также они не хранят товар. Но люди, которые выполняют данную деятельность, делают ее от имени специалистов отдела закупок. Если не возникает никаких проблем, то все, что должен знать специалист отдела закупок так это то, что товар получен. Однако, если возникают проблемы, то специалист отдела закупок также должен принять участие.

gulakovs 16.02.14 в 17:15

Например, если товар не принимается, то специалист по закупкам является той точкой контакта, которая даст поставщику знать, что возникли проблемы, а затем выяснит, что поставщик намеревается сделать для того, чтобы исправить ситуацию. И, наконец, если имеются проблемы с оплатой заказа, специалист по закупкам должен вмешаться и решить данные вопросы.

gulakovs 16.02.14 в 17:29

Слайд 8: Продавец против поставщика

Есть некоторые определения, которые я называю критической терминологией. Если вы используете эти термины в вашей повседневной работе, то у вас уже наверняка есть для них рабочее определение. Если не используете, то вы должны выучить указанные термины, потому что вы должны знать их идя на экзамен.

gulakovs 05.01.14 в 20:02

Рассмотрим это в качестве примера критической терминологии. Термины "производитель" и "поставщик" являются взаимозаменяемыми. Но мы стараемся использовать термин "производитель" только тогда, когда говорим об единовременном заказе на закупку, в то время как термин "поставщик" используется, когда мы намерены делать бизнес с компанией в течение периода времени.

gulakovs 16.02.14 в 18:00

Слайд 9: Подходы к снабжению

Снабжение связано с выбором поставщика и здесь приведены некоторые термины, с которыми вы должны ознакомиться.
Несколько источников означает, что мы имеем больше чем один источник получения материалов или компонентов, которые нам необходимы.

gulakovs 05.01.14 в 20:03

Специалисты по закупкам могут выбирать с каким поставщиком им работать.
Единственный источник обозначает, что есть один и только один поставщик необходимого продукта или услуги. Так может быть, потому что только одна компания в состоянии изготавливать продукт или потому что только одна компания имеет патент на продукт или процесс и, в таком случае, специалист по закупкам должен работать с одним поставщиком, если компания хочет получить эту продукцию.

gulakovs 16.02.14 в 18:01

Один источник относится к ситуации, когда есть несколько источников, но компания решает работать только с одним источником. Данное решение может быть принято, чтобы получить скидку или обеспечить постоянный приток предметов. И так как компании двигаются по направлению к реализации концепции цепочки поставок, данный тип выбора источника снабжения будет становиться все более распространенным.

gulakovs 16.02.14 в 18:07

Слайд 10: Формы соглашений

Контракт должен соответствовать требованиям законодательства страны или страны где он будет использоваться. Давайте, например, рассмотрим Соединенные Штаты. Когда я проводил занятия в других странах, участники спрашивали меня, как эта деятельность осуществляется в Соединенных Штатах. Они нуждались в этой информации, чтобы правильно выполнять свою работу.

gulakovs 05.01.14 в 20:03

Перед тем, как мы начнем говорить о письменных контрактах, давайте потратим минутку и поговорим об устном контракте. В нашем примере, в начале данного урока, когда вы играли в гольф с Паулой, Сэмом и мною, я сказал вам, что устный контракт является юридически обязывающим соглашением, а также то, что он описывается в государственном праве и превалирует над политикой компании.

gulakovs 23.01.14 в 15:16

Единый кодекс законов о торговле (U.C.C.) является стандартом, которые отдельные штаты используют для ведения бизнеса через их границы.
U.C.C. позволяет заключать устные договоренности до $500 и их исполнение может быть обязательно в судебном порядке. U.C.C. изменился несколько лет назад и отдельные штаты уже подтвердили данное изменение, подняв лимит до $5000.

gulakovs 30.01.14 в 10:06

В настоящее время Соединенные Штаты и Канада являются двумя единственными исключениями, которые требуют письменного контракта в случае превышения указанных сумм. Большинство других стран позволяют заключать устные контракты на любые суммы.

gulakovs 31.01.14 в 09:59

Заказ поставщику является распространенным способом для закупки товаров и услуг в которых будет нуждаться компания. Заказ поставщику (P.O.) должен быть заменен на контракт во многих местах цепочек поставок, но в будущем компании всегда найдется место для заказа поставщику (P.O.). Чтобы получить товары или услуги от поставщика один единственный раз, лучшим документом для использования является заказ поставщику (P.O.). А теперь, вспомните, что все заказы поставщику (P.O.) являются контрактами, но не все контракты являются заказами поставщику.

gulakovs 13.02.14 в 19:00

Рамочный заказ поставщику это специальный вид заказа поставщику (P.O.), который позволяет поставщику доставлять товары и услуги многократно в течение года без оформления традиционных документов.

gulakovs 14.02.14 в 19:33

Рамочный заказ поставщику устанавливает лимиты в отношении времени и количества поставки и позволяет поставщику доставлять продукцию на регулярной основе или позволяет людям в производственных подразделениях отправлять сообщения поставщику, сообщая ему что настало время поставки.

gulakovs 14.02.14 в 19:36

Контракт это юридический документ между двумя сторонами. Чтобы он имел характер юридически обязывающего соглашения, он должен содержать предложение. Указанное предложение должно быть принято после некоторого обсуждения. Вы должны заплатить за предметы. Участвующие стороны должны быть дееспособными и контракт должен содержать законные требования.

gulakovs 28.01.14 в 07:49

Слайд 11: Содержание соглашений

Чтобы избежать проблем, хотелось бы чтобы в заказе поставщику (P.O. - purchase order) содержалась следующая информация. Название предметов; их описание - то, как мы можем идентифицировать их, когда они прибудут; цена и общая стоимость предметов; качественная спецификация предметов - таким образом, мы можем определить, что они отвечают указанным стандартам. Также необходимо, чтобы поставщик обеспечил доставку нужных товаров, в нужном количестве и требуемого качества.

gulakovs 05.01.14 в 20:04

Например, мы размещаем заказ на 1000 деталей, плюс-минус 5 процентов. Это значит, что нас устроит любое число между 950 и 1050 чтобы мы могли закрыть ордер на закупку (P.O.). Доставка подтверждается там и тогда, когда все детали прибывают в заданное для них место. И, наконец, условия включают такие вещи как варианты оплаты и специальные инструкции для приобретаемых деталей. Если условия необычны, то они, разумеется, должны быть прописаны в ордере на закупку (P.O.).

gulakovs 12.01.14 в 18:38

Слайд 12: Вопросы

Вопросы

gulakovs 26.12.13 в 15:33

ВЫБОР И ОЦЕНКА ПОСТАВЩИКОВ

gulakovs 26.12.13 в 15:21